Hoe zorg je dat jouw organisatie de Participatiewet effectief uitvoert? Aan de ene kant moet de visie op arbeid en participatie, het beleid en de bestuurlijke doelen op orde zijn. Aan de andere kant moeten organisatorische veranderingen doorgevoerd worden op het gebied van proces, informatievoorziening, houding en gedrag van de betrokken medewerkers die inwoners helpen aan werk.
In de arbeidsmarktregio’s wordt heel hard gewerkt om kwetsbare mensen aan werk te helpen. Wat ik van dichtbij heb gezien is dat door de complexiteit van beleidsregels, afspraken tussen arbeidsmarktorganisaties, begrotingen, gebrekkig werkende IT-applicaties en zinloze meetings en rapportages medewerkers niet toekomen aan het helpen van burgers naar werk. Hard werken ja, maar zonder resultaat voor de burger.
Er werken hele kundige mensen in al deze arbeidsmarktregio’s bij Sociale Werkbedrijven, participatiebedrijven, afdelingen Werk en Inkomen. Het bizarre is dat deze professionals zelf aangeven dat ze vaak geen overzicht hebben, te veel bureaucratie ervaren en dat zij meer praten en werken over de regels en systemen dan met de burgers over Participatie. Hoe zorgen we dat er wel overzicht en samenhang is? Door processen te beschrijven met de medewerkers ontstaat er samenhang, meer kennis en begrip en dus meer rendement in de uitvoering.
Georganiseerde chaos
Een voorbeeld. Edith werkt op een afdeling Werk en Inkomen bij een gemeente. Zij krijgt een nieuwe cliënt – een inwoner – die ze naar werk gaat begeleiden. De casus wordt overgedragen vanaf de afdeling Intake die de cliënt als eerste gesproken heeft. Er zijn diverse diagnostische tools geïmplementeerd, maar die werken nog niet voor deze groep inwoners. Edith ondervraagt de inwoner op haar eigen manier, maakt een verslagje in het IT-systeem, dat met knippen en plakken een notitie opslaat. In een apart Excel bestand houdt ze haar caseload bij en wat ze nog moet doen. In het eigen IT-systeem kan dit niet zo handig. Als de inwoner ‘werkfit’ is, vindt een overdracht plaats naar een accountmanager, die in een ander systeem vastlegt en op zoek gaat naar een betaalde baan. De informatie van Edith is niet toegankelijk voor de accountmanager, omdat deze regionaal zijn georganiseerd. Als na maanden de inwoner werk gevonden heeft, plaatst de accountmanager de inwoner op een Excellijst van geplaatste inwoners. Deze lijst wordt gebruikt in de kwartaalrapportages.
In dit voorbeeld is het duidelijk dat de effectiviteit van de administratie te wensen overlaat. Toen Edith mee ging doen in de workshop om de huidige processen slanker te maken werden de niet op elkaar afgestemde activiteiten en extra administratieve handelingen snel zichtbaar. Meerdere deelnemers waren geschrokken en maakte zich zorgen over de rompslomp in het totale proces. Ook leidinggevenden wisten niet van de complexiteit en inconsistentie van de uitvoering. Voor het eerst beseften Edith en haar collega’s hoe belangrijk het is om de samen te werken en alle stappen en taken in processen te visualiseren.
Samenhang creëren en teamwerk
Het mooie aan het bovenstaande voorbeeld is, dat het beschrijven van processen in kleine teams vaak leidt tot een enthousiast groepje collega’s en beter begrip voor elkaars werk. Collega’s gaan meedenken over het werk van de collega’s. Het laat zien dat processen beschrijven niet noodzakelijk kwaad is maar als een belangrijk instrument is om teamwerk te bevorderen en de dienstverlening te verbeteren.
De stok achter de deur om processen te gaan beschrijven nu vaak dat het management vaak te laat merkt dat er geen grip is op de output. Vaak wordt dit zichtbaar wanneer de prestaties achterblijven en dat leidinggevenden en medewerkers elkaar niet goed kunnen ondersteunen, terwijl paradoxaal de vragen van collega’s naar elkaar alleen maar toenemen. Immers niemand weet meer hoe het zit.
Het Participatiewet Framework zorgt voor vliegende start
Omdat de werkdruk bij veel organisaties hoog is, restcapaciteit zeer beperkt en omdat van nature processen worden gezien als heel ingewikkeld, is het Participatiewet Framework ontwikkeld. Het geeft arbeidsmarktorganisaties een vliegende start, zodat zij zich kunnen focussen op wat de professionals te zeggen hebben, terwijl de vastlegging in het PW-framework een stuk makkelijker is omdat alle referentieprocessen al beschreven zijn.
Maak werk van de processen in de Participatiewet
Mocht je na het lezen van deze blog denken, het Participatiewet Framework dat is wel iets voor ons, dan geef ik je graag dit advies mee: zorg dat je goed nadenkt over het beoogde resultaat. Procesgericht werken is namelijk niet een taakje wat je zomaar tussendoor even doet. Hieronder een voorbeeld uit de praktijk waar het framework goed kan werken:
Een uitvoeringsorganisatie gaat een belangrijk deel van de operationele verantwoordelijkheid naar de leidinggevenden in de lijn delegeren. Hierbij hanteren ze het model van de omgekeerde piramide. Dit betekent dat alle medewerkers van een afdeling zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en dus ook voor de bedrijfsvoering en de werkprocessen. Probleem is nu dat processen centraal werden beschreven, en dat de meeste processen verouderd zijn. Dan kan het Participatiewet Framework een mooie uitkomst zijn. Kies de relevante werkprocessen en actualiseer deze samen met de werkvloer totdat er breed gedragen en zelf te beheren processen over blijven. Zo leiden organisatieveranderingen tot gedragen, en beheerde uitvoering.
Wil je hier over verder praten, dan willen we je daarbij graag ondersteunen. We maken graag een afspraak met je voor een vrijblijvend gesprek of een korte inventarisatie. Wij geloven erin dat procesgericht werken de dienstverlening verbetert. Meer mensen aan het werk, dat is toch uiteindelijk wat we allemaal willen, nietwaar?
Henk Loos
LOOV Advies
06-12 74 95 99
henk@loovadvies.nl
www.loovadvies.nl
Partner van Processpecialisten
Partner van Mavim
Reactie schrijven